Code de confidentialité de BMO Groupe financier

La confidentialité, notre priorité : Notre engagement envers vous
Nous nous engageons à respecter et à protéger la confidentialité des renseignements personnels que vous nous confiez. Depuis la fondation de la Banque de Montréal en 1817, gagner et garder la confiance de notre clientèle est au centre de nos activités. Il est donc important que vous sachiez quels renseignements nous recueillons, comment nous les utilisons et qui peut les consulter.

Le Code de confidentialité explique notre engagement envers vous. Conforme aux Lois sur la protection des renseignements personnels, il intègre les dix principes suivants :

Autres renseignements importants :

• À vous de choisir
• Champ d’application

1. Responsabilité
Tous nos employés sont tenus de protéger la confidentialité des renseignements personnels auxquels ils ont accès. Nos politiques et procédures visant la protection des renseignements personnels sont strictes, et des membres du personnel de BMO Groupe financier sont désignés pour s’occuper de leur respect.

Membre de l’équipe de direction, notre chef de la confidentialité a pour tâche de superviser la protection des renseignements personnels, notamment en ce qui a trait aux politiques, à la résolution des différends, à la formation et à la communication. Il doit également faire un compte rendu à l’égard de sujets liés à la confidentialité à notre conseil d’administration et à notre haute direction, pour l’ensemble de BMO Groupe financier. Consulter le principe Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes pour connaître la liste des personnes-ressources.

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2. Détermination des fins de la collecte de renseignements
En devenant client de BMO Groupe financier ou lorsque vous demandez l’un de nos produits ou services, nous vous demandons des renseignements personnels pour diverses fins :

• vérifier votre identité et prévenir la fraude;
• comprendre vos besoins en matière de services financiers;
• vérifier si un produit ou service vous convient;
• établir votre admissibilité à nos produits ou services en vue de vous les offrir;
• faire votre inscription à l’égard de tout produit ou service que vous avez demandé et l’administrer;
• satisfaire aux exigences de la législation ou de la réglementation fédérale ou provinciale.

Nous pouvons vérifier les renseignements qui vous concernent auprès des agences d’évaluation du crédit, des assureurs-crédit, des registres, de votre employeur, des personnes données en référence et d’autres prêteurs.

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3. Consentement
Lorsque vous demandez un nouveau produit ou service, nous vous demandons l’autorisation d’obtenir, d’utiliser ou de communiquer vos renseignements personnels. Vous pouvez en tout temps mettre fin à votre consentement si :

• vous présentez un préavis raisonnable;
• nous ne sommes pas tenus juridiquement d’obtenir, d’utiliser ou de communiquer vos renseignements personnels;
• cela ne nous empêche pas de respecter notre contrat;
• votre consentement n’est pas lié à un produit de crédit que nous vous avons accordé et pour lequel nous devons obtenir et échanger des renseignements personnels régulièrement avec des agences d’évaluation du crédit, des assureurs-crédit et d’autres prêteurs.

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4. Limitation de la collecte
Nous ne recueillons que les renseignements dont nous avons besoin. Il se peut que nous vous demandions les renseignements suivants :

• Numéro d’assurance sociale (NAS) – Pour fins de déclaration de revenu à l’impôt et autres fins gouvernementales liées au revenu, notamment pour l’ouverture d’un compte générant des revenus et pour un placement enregistré de revenu de retraite, de façon à respecter les exigences de l’Agence du revenu du Canada. Nous pouvons utiliser votre NAS à des fins administratives, notamment pour assurer la concordance des renseignements personnels avec l’information de l’agence d’évaluation du crédit, ou comme numéro d’identification interne pour vous distinguer des clients qui ont un nom semblable au vôtre.

• Renseignements financiers – Pour s’assurer que les conseils que nous vous offrons et les placements que vous achetez sont acceptables selon votre situation.

• Renseignements sur la santé – Pour établir votre admissibilité à certains de nos produits d’assurance.

Dans certains cas, vous pouvez décider de ne pas nous donner certains renseignements. Toutefois, dans un tel cas, il se peut que nous ne puissions pas vous fournir le produit, le service ou l’information que vous demandez. Nos conversations téléphoniques peuvent être écoutées ou enregistrées afin de protéger nos droits respectifs (pour veiller à ce que vos instructions soient bien exécutées, vérifier que nous vous donnons toute l’information requise et assurer la qualité de notre service à la clientèle).

Nous vous informerons des fins ci-dessus lorsque vous demanderez nos produits ou nos services. Si les renseignements qui vous concernent doivent être utilisés à d’autres fins, nous vous demanderons votre accord.

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5. Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation
BMO Groupe financier n’utilise ou ne communique vos renseignements personnels que pour les raisons de leur collecte. En aucun cas nous ne vendons ou ne donnons des listes de nos clients à d’autres entreprises pour leur propre usage. Si une autre entreprise nous fournit une liste de clients, nous exigeons d’eux une confirmation du respect de toutes les lois sur la protection des renseignements personnels applicables.

Pour que vous puissiez profiter de notre gamme complète de produits et de services, nous échangeons, avec votre consentement et dans la mesure permise par la loi, des renseignements personnels (autres que ceux sur la santé) avec les autres membres de BMO Groupe financier.

Si toutefois nous achetions ou vendions des entreprises, les renseignements personnels liés aux comptes, aux produits ou aux services de ces entreprises seraient transférés au nouveau propriétaire à titre d’actifs.

Il se peut que nous demandions à d’autres entreprises de vous offrir des services en notre nom. Dans ce cas, nous ne leur communiquons que les renseignements utiles pour les services en question. Nous avons des ententes avec ces entreprises qui les obligent à respecter des exigences aussi élevées que les nôtres en matière de confidentialité.

Il se peut que les renseignements qui vous concernent soient envoyés à l’extérieur de la province ou du pays pour le traitement des données et que nous soyons tenus par la loi de fournir des renseignements à une agence gouvernementale de la province ou du pays.

Nous pouvons communiquer des renseignements personnels à des autorités juridiques dans le cas où nous suspectons du blanchiment d’argent ou d’autres activités criminelles, pour déceler et prévenir la fraude ou pour satisfaire aux exigences de la législation ou de la réglementation fédérale ou provinciale ou d’autres autorités réglementaires. Nous pouvons aussi être amenés à communiquer des renseignements personnels pour respecter une obligation légale (par exemple, ordonnance d’un tribunal) ou pour protéger notre actif (pour le recouvrement de comptes en souffrance, par exemple). Lorsque nous devons transmettre des renseignements pour ces raisons, nous ouvrons un dossier qui précise quels renseignements ont été communiqués, quand, à qui et pourquoi.

BMO Groupe financier a des politiques en place qui régissent la période durant laquelle nous gardons vos renseignements personnels. Ils seront gardés aussi longtemps que cela rencontre les fins projetés ou que cela est requis légalement.

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6. Exactitude
Nous nous engageons à maintenir l’exactitude des renseignements personnels et veillons à ce qu’ils soient complets et à jour. Si vous trouvez des erreurs dans nos données ou si les renseignements qui vous concernent sont modifiés, vous devez en aviser immédiatement la succursale ou le bureau avec lequel vous traitez pour que nous apportions les changements nécessaires. Nous ferons de notre mieux pour informer de ces changements ceux à qui nous avons communiqué des renseignements.

Si nous n’acceptons pas d’apporter les modifications que vous demandez, vous pouvez contester notre décision. Les recours possibles sont décrits au principe Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes.

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7. Mesures de sécurité
Vos renseignements personnels sont en sécurité chez BMO Groupe financier, peu importe leur support. Nous avons établi une gamme complète de contrôles de sécurité pour protéger vos renseignements personnels contre l’utilisation, la consultation, la modification, la copie, la destruction et la communication non autorisées, et contre la perte ou le vol.

Nous assurons la sécurité matérielle, électronique et organisationnelle des renseignements personnels. Nous le faisons notamment en restreignant l’accès à nos salles de traitement et de stockage des données, en limitant l’accès aux renseignements pertinents à des employés autorisés, en utilisant des mots de passe, des NIP, des passe-partout, des pare-feu, le chiffrement des données transmises électroniquement et l’utilisation de serrures sécuritaires sur les classeurs et les portes.

Nous avons conclu des ententes et mis en place des mesures de sécurité avec les agences de crédit, les assureurs-crédit, d’autres prêteurs et des fournisseurs de services, exigeant qu’ils assurent la confidentialité des renseignements que nous leur communiquons et qu’ils les utilisent uniquement pour offrir le service que nous leur avons demandé.

Sur nos sites Web, des témoins ou autres mécanismes de suivi de l’information peuvent être utilisés pour améliorer les fonctionnalités ou la sécurité des sites ou pour offrir à l’utilisateur une consultation plus personnalisée du site. Il est à noter que les témoins ne peuvent pas accéder aux fichiers ni aux données de votre ordinateur.

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8. Transparence
Le code de confidentialité de BMO Groupe financier est également disponible dans nos succursales et nos bureaux, sous forme de brochure. Il indique pourquoi nous demandons vos renseignements personnels, comment nous les utilisons et à qui nous pouvons les communiquer ou les partager. Il contient également des coordonnées pour que vous sachiez à qui adresser vos questions.

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9. Accès aux renseignements personnels
Si vous voulez consulter ou vérifier vos renseignements personnels ou savoir à qui nous les avons communiqués, vous pouvez nous en faire la demande à la succursale ou au bureau avec lequel vous traitez. Il se peut que nous vous demandions de l’information précise pour nous permettre de chercher et de vous fournir ces renseignements. Selon la nature de votre demande, il se peut également que vous ayez à payer des frais minimes, mais nous vous en aviserons d’abord. Dans certains cas, il est possible que nous ne puissions pas vous donner certains renseignements que nous détenons à votre sujet. Le cas échéant, nous vous informerons des raisons qui nous en empêchent.

Dans la majorité des provinces, vous avez le droit de consulter et de vérifier les renseignements personnels que détiennent les agences d’évaluation du crédit à votre sujet. Nous vous fournirons les coordonnées de toute agence de crédit nous ayant fourni un rapport sur vous.

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10. Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes
La succursale ou le bureau avec lequel vous traitez a les outils qu’il faut pour répondre à vos questions concernant notre Code de confidentialité. Toutefois, si vous n’êtes pas satisfait des réponses qui vous sont données, n’hésitez pas à nous adresser vos questions. Vous pouvez communiquer avec nous aux adresses suivantes :

Président et chef de la direction
Groupe Particuliers et entreprises
BMO Groupe financier
P.O. Box 1
First Canadian Place
Toronto, ON M5X 1A1
Téléphone : 1 800 372-5111

Ou

Président et chef de la direction
Groupe Gestion privée
BMO Groupe financier
P.O. Box 150
First Canadian Place
Toronto, ON M5X 1H3

Ou

Chef de la confidentialité
BMO Groupe financier
P.O. Box 150
Toronto, ON M5X 1H3

Surveillance indépendante

Bureau de l’ombudsman
BMO Groupe financier
55 Bloor Street West, 8th Floor
Toronto, ON M4W 3N5
Téléphone : 1 800 371-2541
Télécopieur : 1 800 766-8029

Ou

Bureau du commissaire à la protection de la vie privée du Canada
Place de Ville, Tower B, 3rd Floor
112 Kent Street
Ottawa, ON K1A 1H3
Téléphone : 1 800 282-1376
Télécopieur : (613) 947-6850

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À vous de choisir
Nous respecterons votre choix concernant les renseignements personnels. Il suffit de communiquer avec la succursale ou le bureau avec lequel vous traitez pour discuter des options qui s’offrent à vous :

• Marketing direct – Si vous ne voulez pas faire l’objet de notre marketing direct, vous pouvez faire supprimer vos informations personnelles de nos listes de marketing direct.
• Communication – Si vous ne voulez pas que nous communiquions les renseignements qui vous concernent aux sociétés membres de BMO Groupe financier (voir la section « Champ d’application »), il suffit de nous le demander. Veuillez toutefois noter que cette demande ne peut s’appliquer si vous voulez obtenir un produit ou un service que nous offrons en partenariat avec une autre société membre de BMO Groupe financier.
• Numéro d’assurance sociale (NAS) – Si vous ne voulez pas que nous utilisions votre NAS à des fins administratives tel que décrites au principe Détermination des fins de la collecte de renseignements, à l’exception des déclarations à des fins fiscales, il suffit de nous le demander.

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Champ d’application
Le Code de confidentialité s’applique aux activités exercées par BMO Groupe financier au Canada, que vous choisissiez de traiter avec nous dans une succursale, dans un bureau, à un guichet automatique, en ligne ou par téléphone. L’utilisation dans la présente brochure de « nous » « nos » et de « notre » renvoie à BMO Groupe financier et à ses membres, notamment la Banque de Montréal, la Société hypothécaire Banque de Montréal, BMO Investissements Inc., la Société de fiducie BMO, BMO Nesbitt Burns Inc., BMO Ligne d’action Inc., BMO Harris Gestion de placements Inc., BMO Compagnie d’assurance-vie, BMO Nesbitt Burns Services financiers Inc., Jones Heward Conseillers en valeur Inc. et le Groupe de Fonds Guardian Ltée.

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